Business Engineering Group | Главная страница Бизнес Инжиниринг Групп | Главная страница Написать письмо Написать письмо Карта сервера Карта сайта
Бизнес Инжиниринг Групп
ЧаВо Форум Контакты Прайс
ЧаВо
Форум
Контакты
Прайс
О фирме
Консалтинг
Обучение
Инструменты
Клиенты
е-Государство
Теория
Публикации
Методология бизнес-инжиниринга

Стратегия

Структуры

Процессы

Персонал

Финансы

Логистика

Маркетинг

Менеджмент качества

Менеджмент знаний

Информационные технологии

Библиотека избранных статей по менеджменту

Общие концепции современного менеджмента
Методологии бизнес-инжиниринга и бизнес-моделирования
Стратегическое управление
Организационное проектирование. Управление процессами и проектами.
Организационная культура и организационное поведение. Управление персоналом.
Логистика и управление производством
Финансовый менеджмент. Управленческий учет, бюджетирование.
Современный маркетинг
Менеджмент качества
Менеджмент знаний
Информационные технологии
Управленческий консалтинг
Краткий словарь терминов современного менеджмента

Задайте нам вопрос

Имя:

Компания:

Телефон:

E-mail:

Вопрос:
Введите число на рисунке:
Ближайшие семинары
Измеримые экономические последствия эффективной организация деятельности. Как устроена успешная бизнес-система? Узнайте об этом на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп»
подробнее подробнее...
Главная | Публикации | Библиотека избранных статей по менеджменту | Организационное проектирование. Управление процессами и проектами.

Сравнительный обзор систем workflow

Валерий Климов

Прежде чем перейти к обзору систем workflow, необходимо определить некоторые термины, с которыми волей-неволей придется иметь дело в его пределах.

Самое главное и, как ни странно, трудное понятие - это само workflow. Вроде бы все ясно, но в объяснениях даже большинство экспертов обычно сбиваются на примеры (в этом, конечно, нет ничего страшного - попытайтесь дать четкое определение слову «каламбур»).

Так, недавно наш вице-президент, вернувшись из очередной зарубежной командировки, был совершенно очарован некоторыми ассоциациями. Представьте себе человека, стоящего под чудным лозунгом «True workflow» (наверное, многие смотрели сериал «Настоящие охотники за привидениями» - эта стильная вывеска имела приблизительно тот же смысл, но только в срезе workflow). Когда заинтригованный руководитель поинтересовался у белозубого великана, что сие означает, тот снисходительно начал рассказывать историю о чудной вещи, почте, которая служит для передачи информации в другое место. Все было очень интересно, но непонятным оставалось только одно - а причем здесь workflow.

Тогда американец в доходчивой форме, взяв ручку и листок бумаги, разбил это слово на составляющие «work» и «flow» и разъяснил, что работа делается, а информация пересылается.

Однако следует отметить, что наше понимание workflow отличается от описанного выше. Оно включает в себя автоматизацию деловых процессов (полностью или частично), выполняемых на предприятии работ, - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников вашего предприятия.

Естественно, что от одного workflow-продукта к другому может меняться функционал, позволяющий описывать деловые процессы чрезвычайной сложности, дополнительные утилиты стыковки с различными программами третьих фирм (например, с системами управления документами, почтовыми комплексами).

Плюс к вышесказанному хотелось бы добавить, что не стоит путать продукты workflow и groupware. В последние входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации (заметьте, не электронного архива) и механизмы для определения простых маршрутов.

Не стоит путать также программы с элементами workflow (о которых тоже говорится, что в них реализован механизм workflow), какой, в частности, является MS Windows Explorer, ведь она осуществляет движение документов между директориями и даже отдельными компьютерами, с полнофункциональными одноименными системами.

Основные вопросы

Приводимая ниже градация условная и ни в коем случае не претендует на абсолют. Данные разделы выделены на основе вопросов клиентов, которые задавались на семинарах, выставках и частных беседах по этой тематике, и не являются обособленными, рассматривать их необходимо в комплексе друг с другом.

Для обзора основных групп workflow-продуктов были взяты системы, известные широкому кругу отечественных читателей. Это объясняется, с одной стороны, тем, что разговор об особенностях систем, известных только узкому кругу специалистов, будет не понятен и, возможно, не интересен большей части аудитории, кроме того, подробное исследование бесконечного множества западных продуктов - не цель данной статьи; а с другой - тот набор workflow-систем, который будет обсуждаться ниже, затронет все классы данной ниши программного обеспечения, для того чтобы вы могли правильно сориентироваться в этом направлении.

Последовательность предлагаемых вопросов характеризует примерную очередность решаемых проблем в пределах отдельно взятого предприятия в ходе выбора системы автоматизации деловых процессов. Но это не исключает возможность изучения материала и, например, с середины, в том случае если, скажем, некоторые разделы кажутся вам и без того понятными.

Дополнительно хотелось обратить ваше внимание на тот факт, что процесс комплексной автоматизации предприятия далеко не полностью исчерпывается вопросом компьютеризации самих деловых процессов.

Систему workflow можно рассматривать как сердечно-сосудистую, являющуюся одной из основных частей организма. Наряду с ней, конечно, существует множество органов, не столь значимых, но жизненно необходимых.

Так, в деловых процессах практически всегда присутствуют данные (документы, формы, счета и др. информация), для автоматизации обработки которых и привлекаются workflow-системы. Открытыми остаются вопросы - где будут храниться эти данные при обработке и хранении информации, как обеспечить пользователям быстрый и эффективный поиск необходимой информации? Для этого, как правило, привлекаются специализированные системы управления документами, составляющие основу электронных архивов предприятий.

Причина внедрения системы

Сегодня практически ни для кого не является секретом тот факт, что ручное выполнение работ приводит к увеличению общей продолжительности цикла, что связано с необходимостью поиска дополнительных материалов, которые помогут более качественно справиться с заданием. Представьте, что эти материалы кто-то уже забрал, и сотрудник вынужден будет простаивать; временные потери при переходе работы от одного исполнителя к другому (хорошо, когда у вас имеются курьеры, в противном случае вы вынуждены самостоятельно относить накопившиеся бумаги) и, наконец, утрата необходимой информации в процессе коллективной работы над ней, при которой вся операция повторяется вновь, и практически невозможно отыскать виновного, естественно, что в этом случае продолжительность производственного цикла существенно возрастает. Здесь крайним оказывается человек, ответственный за своевременное исполнение заданий, поручений и документов, которые циркулируют в пределах отдела, подразделения или целого предприятия.

Особенно это проявляется в процессах, представляющих собой множество мелких операций, не предъявляющих повышенных требований в области творческого отношения к работе, и характерно для тех участков, где смысл работы сводится к анализу или заполнению определенных граф или пунктов.

А вспомните, какие проблемы возникали при попытках узнать, что сейчас происходит с конкретным документом, кто с ним уже работал, у кого он находится и к какому сроку тот должен его обработать? Сколько же сотрудников необходимо выделять на подобные работы, для получения «оперативной» информации о состоянии дел на всем предприятии.

Именно для решения данного круга вопросов и предназначены в первую очередь workflow-системы - описание правил выполнения заданий и осуществления оперативного управления пользователями и работами.

Чем управлять?

Итак, предварительно ответив на первый вопрос - зачем, мы плавно переходим к разделу «Чем управлять?». Какими данными будут манипулировать сотрудники, участвующие в том или ином деловом процессе.

Например, при автоматизации процедуры оформления счетов клиентам все данные могут быть представлены в виде полей различных типов, а вся работа будет заключаться в обработке форм - заполнение и редактирование полей, порядок следования между сотрудниками. При относительной простоте описываемых деловых процессов здесь наиболее целесообразно воспользоваться системами, делающими упор именно на механизм обработки электронных форм, например FormFlow.

Если вам необходимо автоматизировать работу контрактного отдела, львиную долю которой составляют неструктурированные документы, как-то: файлы, таблицы, рисунки, здесь уже целесообразнее использовать универсальные workflow-комплексы, наряду с формализованными данными имеющие также и расширенные механизмы для операций с простыми файлами (см. табл.1).

Маршрутизация

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
(Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Форм

       

созданных в собственном редакторе

-

+

+

+

созданных сторонними программными
продуктами

-

+

-

 

Изображений

-

+

+

 

Документов

-

+

+

 

Файлов

-

+

+

 

Почтовых сообщений

-

-

+

 

Других типов данных

+

+

+

+

Рис.1 Редактор карт ActionWorkflow

Рис.2 Редактор карт WorkRoute II

Рис.3 Редактор карт FormFlow

Средства описания процесса

Практически все workflow-системы имеют в своем наборе графический редактор маршрутов (или карт деловых процессов). И здесь фирмы-производители должны довольно тонко уловить ту грань, за которой реализация возможностей часто становится запутанной или излишне сложной.

Необходимо выделять главную линию при автоматизации. Что является первоочередным - детальное описание процедуры выполнения работ, т. е. механизмы описания самого делового процесса, или же средства обработки данных. Это позволит при неразрешимых вопросах (чего-то не хватает или что-то не реализуется так, как хотелось бы) поступиться некоторыми требованиями к функционалу, конечно же, если это не затрагивает ключевых моментов.

Если существующие деловые процессы достаточно сложны (или же в перспективе вам придется автоматизировать в пределах своего предприятия каверзные процедуры), скажем нельзя ограничиться понятием последовательной или параллельной обработки, необходимо множественное назначение участников процесса на конкретный этап, контроль исполнения и различные уведомления о статусах выполняемых работ - следует обращать внимание на специализированные workflow-системы, предоставляющие больший функционал и возможности по описанию деловых процессов, нежели продукты, ориентированные на обработку форм (см. табл. 2).

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Наличие графического редактора карт

+

+

+

+

Инструментарий

+

+

+

+

этап

+

+

+

+

точка входа в карту

+

+

+

+

условие

+

+

+

+

Наличие встроенной системы скриптов

+

+

+

+

Поддержка внутренних переменных карты

+

+

+

-

Возможность редактирования существующей карты делового процесса или отдельного его этапа        
с последующим изменением всех работ, запущенных по данной карте

-

-

+

+

с последующим изменением конкретных работ, запущенных по данной карте

-

-

+

-

с последующим изменением всех вновь запускаемых по данной карте работ

+

+

+

+

Наличие графического редактора форм

-

+

+

+

Наличие службы обмена сообщениями

-

-

+

-

Кто управляет выполнением работ?

Фактор, определяющий дополнительные требования к системе. Кто управляет заданиями - люди или внешние программные компоненты. Так, в подавляющем большинстве внедрений workflow-систем ответственность по выполнению работ и принятию решений будет возложена на человека. Главной целью подобных шагов является вполне объяснимое желание производить больший объем работ меньшими ресурсами, заметьте, при высоком качестве.

Однако в последнее время появляется все больше областей применения workflow-систем и для решения различных задач технологического плана, где не столько необходимо само выполнение работы (с этим справляются специальным образом написанные высокоинтеллектуальные программные модули, включающие необходимую аналитику для качественного принятия решений), сколько информация о наличии работы, история ее выполнения и дальнейший маршрут прохождения - а это ничто иное как карта делового процесса.

Например, ставится задача автоматизации массового ввода бумажных документов в информационную систему. Здесь возможно различное представление формата хранимых в системе документов, что зависит от конкретных условий, которые выдвигает предприятие, предполагающее внедрение комплекса поточного ввода документов с бумажных носителей (не будем лукавить, это прежде всего ввод большого количества различного рода бумажных форм: платежных поручений для банков, деклараций для налоговых инспекций и таможенных служб, анализ результатов голосований и т. п.). Так вот, в зависимости от требований предприятия, информация может храниться в виде образа, или же отдельные поля должны быть распознаны и помещены в определенные поля базы данных. Другими словами, при необходимости возможна различная настройка линии массового ввода: сканирование - предварительная обработка изображения - распознавание печатных символов - распознавание рукописного текста - проверка правильности распознавания полей (т. е. валидация) - запись отдельных полей в БД - пересылка документа (распознанного или образа, а может быть, и обоих в электронный архив). Здесь был приведен один из вариантов реализации процедуры массового ввода бумажных документов.

Но каким образом должны следовать операции друг за другом, какие из них необходимы, что будет происходить с документом, когда на одном из этапов обработки система выдает ошибку - как раз этот сценарий и описывается картой делового процесса. В таком процессе практически все операции будут выполняться программными средствами: сканирование, распознавание, валидация, сохранение в архив. Лишь незначительная часть работ, возможно, будет поручена человеку - это загрузка новой порции документов в лоток и служба оператора, необходимая в том случае, когда система не может однозначно определить правильность выполнения той или иной операции.

Буквально пару слов стоит сказать о назначении сотрудников на работы. Практически все workflow-продукты поддерживают либо персональное назначение на выполнение этапа (например Иванов И. И.), либо по ролям (по группам) - допустим бухгалтерия.

Даже самый поверхностный анализ такого распределения не выдерживает никакой критики. Положим, тот же Иванов И. И. является исполнителем на 5 этапах разных деловых процессов, с определенной интенсивностью к нему поступают работы, на выполнение которых отводится конкретный срок. Каким образом определялся этот срок - с учетом того, что сотрудник одновременно должен будет выполнять несколько работ или же только одну. Другой вариант, когда сотрудник назначен на один этап со сроком исполнения 2 часа. Теперь к нему на обработку начинают приходить работы, интенсивность потока которых может меняться, к примеру, в зависимости от времени дня. Таким образом у него может оказаться одновременно несколько работ по данной карте, и все со сроком исполнения 2 часа, но требуемое время выполнения работы пересчитывается в момент прихода задания и передачи его конкретному сотруднику, что повлечет за собой большое количество просроченных работ на этапе, ведь сотрудник не в состоянии выполнить несколько работ одновременно.

Во второй половине 90-х годов появились так называемые интеллектуальные workflow-системы (к числу которых можно смело отнести WorkRoute II - детище компании ВЕСТЬ АО), которые в отличие от своих предшественниц могут назначить на исполнение конкретной работы наименее загруженного сотрудника отдела.

Теперь случай, приводимый выше, будет выглядеть следующим образом - работы поступили на этап, сотрудник выполняет одну из них. Пока он не завершит работу над ней, ему не будут назначены другие по данному маршруту, что позволит лицам, отвечающим за данный этап, вовремя проанализировать трафик прохождения работ через него и, при необходимости, назначить дополнительных сотрудников или их группы на это задание.

Другой вариант, когда из числа сотрудников, которые являются потенциальными исполнителями на этапе, работа должна быть направлена наименее загруженному из них. Здесь на этапе уже не будет «висячих» работ, для которых нет исполнителя, все они будут распределены по сотрудникам.

Тем самым гарантируется дополнительная возможность более четкого прогнозирования и равномерного распределения загрузки специалистов как отдельных отделов, так и предприятия в целом, задействованных на выполнение различных работ, которые находятся под управлением workflow-системы (см. табл. 3).

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Адресация заданий      

отдельному пользователю

+

+

+

+

списку пользователей

-

-

+

-

группе

+

+

+

-

списку групп

-

-

+

-

списку групп и пользователей

-

+

-

 

Возможность интеллект-ного назначения на этап

       

взять себе все

+

+

-

+

по заданному алгоритму

+

-

-

 

взять себе одну

-

-

+

-

назначить наименее загруженного

-

-

+

-

Где происходит выполнение работ?

Пожалуй, один из самых важных моментов, на который следует обратить внимание при выборе системы, - это насколько тот или другой продукт отвечает «территориальным» особенностям вашей организации. Одно дело, когда все сотрудники находятся в одном здании (или в пределах локальной сети), и совсем другое, когда часть подразделений или филиалов предприятия расположены в разных городах - здесь первоочередным является вопрос поддержки распределенного режима управления процессами.

Локальная сеть - это в данном срезе самый простой случай организации взаимодействия сотрудников предприятия. Все данные, относящиеся к деловым процессам (документы, исполнители, времена, истории и т. п.), находятся в одном месте (возможно, даже на одном компьютере - сервере), и все проблемы, связанные с тем, чтобы каждый пользователь получал необходимую информацию по работам, возлагаются на сетевую операционную систему. Это либо в чистом виде локальная сеть, или локальная сеть с удаленными пользователями, которые могут получить доступ в режиме on-line к серверной машине. Главным достоинством этой схемы является работа пользователей с актуальной информацией, ведь все данные находятся в одном месте.

Удаленные площадки (распределенная система). Следующая проблема в этом направлении - это устойчивость и пропускная способность каналов связи. Если у вас имеются прекрасные выделенные линии (скажем 64 Кбит), тогда все тревоги ложны, и мы приходим к некоему аналогу локальной вычислительной сети, поскольку все сетевые операционные системы, присутствующие на рынке, поддерживают удаленный доступ (Remote Access).

На грешной земле, однако, в большинстве случаев имеется только почта, и здесь возможны несколько вариантов совместной работы.

Первый - это вариант распределенных филиалов и подразделений, которые наряду с распределенными задачами управления на глобальном уровне компании могут использовать систему для автоматизации своих локальных деловых процессов, те же, в свою очередь, могут входить как составные части в распределенные деловые процессы.

Второй - вариант удаленного расположения сотрудников, которые с помощью электронной почты должны получать информацию по работам. Естественно, что в данной модели всегда будет присутствовать запаздывание информации на интервал, предусмотренный для квантования между различными удаленными площадками, объединенными в глобальный комплекс управления.

Здесь также стоит отметить и другой возможный вариант синхронизации информации между различными площадками - on-line connect, заметьте, не постоянный (реализация чего влечет за собой довольно существенные финансовые издержки), а кратковременный, необходимый только на время передачи кванта информации о работах между удаленными подразделениями, после которой он разрывается до следующего сеанса связи.

Мобильные пользователи. В последнее время все чаще необходима поддержка мобильных пользователей. В чем же суть понятия «мобильный пользователь» (мобильный клиент)? Все очень просто - это возможность сотрудника взять предназначенные для него работы и относящуюся к ним информацию на переносной (мобильный) компьютер и, находясь вне предприятия, без наличия каких-либо каналов передачи информации, заниматься вопросами, требующими оперативного решения. Те данные, с которыми работает мобильный пользователь, будут заблокированы от изменений в основной системе до тех пор, пока он не снимет блокировку по возвращению из командировки в офис или по телефонным каналам посредством модема.

Доступ через WWW. Середина 90-х годов отмечена буквально шквальным ростом интереса компаний к Internet/intranet/Extranet-технологиям, который вынудил практически всех производителей продуктов для коллективной работы реализовать еще одну возможность получения информации - через стандартный браузер Web, что бесспорно позволит упростить администрирование, с одной стороны, и работу для пользователей, которые при этом должны будут работать только с универсальной оболочкой - навигатором по информационной паутине, с другой.

Достаточно велико количество компаний-производителей, которые ограничились вариантом своих workflow-систем только для Web-технологий, что ни в коем случае нельзя рассматривать как недостаток, скорее, это линия продуктов для предприятий, которые всю свою работу решили строить только на ее основе. Если же у вас присутствуют смешанные технологии на предприятии или же Internet используется, как среда для работы удаленных пользователей, то стоит уделить внимание наличию Web-шлюза к поставляемой workflow-системе (см. табл. 4).

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Поддержка распределенности

     

доступ on-line

+

+

+

-

e-mail based

-

+

+

+

магнитные носители

-

-

+

-

Поддержка мультисерверности

-

+

+

+

Наличие мобильного клиента

-

-

+

-

Реализация доступа через Internet

-

+

+

-

Продолжительность выполнения

Данный пункт пересекается с характером процессов, автоматизацию которых вы желаете выполнить. В зависимости от их типа продолжительность выполнения может варьироваться от нескольких минут, обработка входящей корреспонденции, до нескольких месяцев или лет, как, например, при работе с долгосрочным контрактом или заказом.

Сложность описания существующих процессов

Как уже отмечалось выше, любая серьезная и уважающая себя workflow-система имеет в своем инструментарии графический редактор карт деловых процессов (называться они могут по-разному, но предназначены для одного - определения сценариев взаимодействия сотрудников при выполнении ими различных работ).

Данный вопрос имеет две стороны.

Во-первых, наличие у продукта достаточного инструментария для того, чтобы описать все многообразие взаимодействия сотрудников вашего предприятия. Здесь продукты можно разделить на категории по уровню использования системы встроенных скриптов. Иными словами, или вы используете графические элементы для создания сценария, или же большую часть маршрута достраиваете на уровне скриптов, что является далеко не самой радужной перспективой в случае необходимости изменения карты делового процесса на этапе становления предприятия, или же по причине структурной реорганизации.

И, во-вторых, - это принципиальная возможность формализовать деловой процесс с тем, чтобы затем описать сценарий его выполнения. Под формализацией процесса в данном контексте понимается возможность выделения устойчивых участков исполнения работ, которые повторяются из раза в раз - так называемая жесткая маршрутизация (см. табл. 5).

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Наличие встроенных механизмов:

     

контроля исполнения работы на этапе

-

-

+

-

уведомлений о нарушении сроков

-

-

+

-

уведомлений о выполнении этапа

-

-

+

-

задать вопрос

-

-

+

-

Поддержка свободной маршрутизации на этапе

-

-

+

-

Сложность интеграции с другими комплексами

Мы подошли к очень интересной проблеме возможности интеграции в общий комплекс всех имеющихся у вас в наличии программных средств. Например, у вас есть система управления кадрами, бухгалтерский комплекс или другое программное обеспечение, которое приобреталось в разное время по различным причинам, начиная с производственных требований и заканчивая наличием свободных денежных средств или же просто необходимостью установить на компьютер хоть что-нибудь отличное от игрушек. И теперь перед вами стоит задача создания единого информационного пространства. Для этого необходимым условием является наличие открытого программного интерфейса (API) у workflow-системы и тех программных модулей, которые предполагается интегрировать друг с другом.

Здесь все системы по степени предполагаемого использования программных интерфейсов для нормального функционирования комплексов можно разделить на несколько групп.

Инструментальные системы. Как правило, поставляется только ядро системы и открытый API к нему с инструкцией по его использованию. В этом случае отделу информатики предприятия или же компаниям-интеграторам придется приложить определенные усилия с тем, чтобы на базе поставляемого ядра реализовать выполнение автоматизируемых деловых процессов (ярким представителем данного класса систем является ActionWorkflow компании Action Technologies).

Комбинированные - это универсальные программные комплексы, которые позволяют в довольно широких пределах с помощью имеющегося инструментария построить системы управления деловыми процессами (Staffware, WorkRoute II). Они могут рассматриваться и как законченные системы: инструментальными средствами описываются деловые процессы, создаются формы обработки информации, после чего все начинает работать (пока мы не касаемся вопроса сложности использования того или другого продукта); а некоторые (например WorkRoute II с удобным внешним программным интерфейсом) еще и как интегрирующие модули, на базе которых будут создаваться системы, ориентированные на управление деловыми процессами. Так, сущность любого управления заключается в том, кто, что, в какой последовательности и в течение какого времени должен выполнить, а это ничто иное как карта делового процесса. При этом пользователи могут обмениваться информацией произвольного формата - от простых документов до специфических полей в базе данных (если под информацией в пределах конкретного процесса понимается, в частности, бухгалтерская проводка). И когда создается финансовая система, то технологически вся обработка данных должна строиться на двух китах. Первый - это движение информации, за что отвечает workflow-модуль; и второй - это аналитическая часть, характерная для конкретных рабочих мест и отвечающая за обработку информации теми или иными сотрудниками, задействованными в едином деловом процессе.

Самодостаточные системы. Это большие, сложные комплексы (например R/3 или SAAB), включающие в себя множество различных модулей (общий отдел, склад и т. п.), внедрение которых на предприятии заключается в тщательной настройке множества параметров, что влечет за собой довольно большие временные и материальные издержки при установке и настройке систем такого рода, не говоря уже о стоимости самого продукта. Хотя, справедливости ради, стоит отметить, что даже они в настоящее время стали предоставлять к продуктам программные интерфейсы, которые позволяют осуществлять интеграцию с продуктами третьих фирм, специализирующихся в узких областях (так, та же система R/3 теперь для управления работой с неструктурированными документами может использовать систему управления документами DOCS Open компании PC DOCS - лидера на мировом рынке в данной области).

Этот вопрос напрямую перекликается с проблемой привлечения сторонних компаний для внедрения комплекса или, с течением времени, возможной его перенастройкой. В подобной классификации группы I и III, как правило, требуют участия внешних представителей - одни из-за сложности настройки, другие - в связи с необходимостью привлечения дорогостоящих высококвалифицированных программистов, которые не входят в штат большинства предприятий.

Рабочие платформы

В данном аспекте полезно проанализировать дополнительные программные (а иногда и аппаратные) компоненты, которые должны присутствовать в сети и на рабочих станциях у пользователей для нормального функционирования комплекса. Эти особенности необходимо учитывать при анализе стоимости решения и требований к надежности хранения информации и быстродействию. Естественным желанием является максимальным образом использовать уже имеющееся сетевое окружение для создания работающего комплекса - в идеале покупается только то, что называется workflow-системой.

Здесь существуют ярко выраженные полюсные реализации.

Решения, базирующиеся на почтовых системах (в нашем обзоре это FormFlow). Для работы таких комплексов необходимо приобрести почтовую систему из списка поддерживаемых, и в дальнейшем при работе с такими продуктами пользователи не должны смущаться аббревиатурами (например, чтобы направить задание Иванову И. И., сотрудник должен будет набрать нечто, похожее на электронный адрес исполнителя, скажем ivanov@vest.msk.ru - не правда ли, оригинально?) и присущими им скудными возможностями операций коллективной работы - у одних продуктов они вообще отсутствуют, у других же либо чрезвычайно сложны, либо крайне ограничены.

Системы, использующие для работы SQL Server (остальные продукты обзора). Основная информация по выполняемым работам (а также по заданиям) - история выполнения работ, журнал действий сотрудников, находится в базе данных на SQL Server, что гарантирует высокую производительность комплекса, надежную защиту данных от взломов и аварийных ситуаций, например выключение электричества. Как правило, все «стопроцентные» workflow-решения относятся именно к этой группе продуктов.

Данная особенность позволяет сразу же оценить имеющийся у вас на предприятии в наличии компьютерный парк, что, при удачном выборе системы управления, даст возможность без промедления приступить к ее внедрению (см. табл. 6).

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Сетевые ОС MS Windows NT Unix
MS Windows NT
OS/2
Unix
MS Windows NT
Novell NetWare
OS/2
Unix
MS Windows NT
Novell NetWare
OS/2
Поддерживаемые
SQL Server
MS SQL Server MS SQL Server
Oracle
Informix
MS SQL Server
Oracle
SYBASE SQL Server
SYBASE SQL Anywhere
Watcom SQL Server
 
Клиент MS Windows NT Workstation
MS Windows 95
MS Windows NT Workstation
MS Windows 95
MS Windows 3.х
Macintosh
OS/2
character terminals
MS Windows NT Workstation
MS Windows 95
MS Windows 3.1 и выше
MS-DOS 3.1 и выше
Интеграция
с почтовыми
системами
MS Mail
MS Exchange
MS Mail
MS Exchange
Lotus Notes Mail
MS Mail
MS Exchange
MS Mail
MS Exchange
Lotus cc:Mail
Lotus Notes Mail

Средства управления выполнением работ

Наверное, мечтой любого руководителя, но практически несбыточной идиллией являются исполнительность и трудолюбие персонала. К этому автоматически прибавляется контроль исполнительской дисциплины и анализ хода выполнения работ (как говорится -доверяй, но проверяй). На сколько бы не были исполнительны и добросовестны ваши сотрудники, они все-таки люди, а людям свойственно ошибаться и забывать, что может происходить отнюдь не по забывчивости последних, а, например, по причине большого объема выполняемых работ и поручений.

Поэтому при выборе системы важная характеристика - наличие механизмов контроля исполнения и различных уведомлений: о выполнении задания, о приближении контрольного срока, о нарушении предельного времени на этапе и т. п., которые вовремя напомнят пользователям системы, кому, что и к какому сроку им необходимо сделать.

С другой стороны, нужно соответствующим сотрудникам или их группам, отвечающим за отдельные этапы, дать возможность управлять работами согласно имеющимся у них правам доступа (см. табл. 7).

ActionWorkflow
(Action Technologies)

Staffware
Staffware)

WorkRoute II
(ВЕСТЬ АО)

FormFlow
(JetForm)

Определение прав доступа к этапу

-

-

+

-

просматривать работы

-

-

+

-

выполнять работы

-

-

+

-

приостанавливать работы

-

-

+

-

возобновлять работы

-

-

+

-

прерывать работы

-

-

+

-

удалять работы

-

-

+

-

добавлять документы к работе

-

-

+

-

Возможность динамического изм. срока исполнения на этапе

-

-

+

-

Возможность динамического изменения срока исполнения конкретной работы на этапе

-

-

+

-

Возможность динамической замены исполнителя конкретной работы на этапе

-

-

+

-

Ведение истории выполнения работ

+

+

+

+

Кто будет заниматься установкой и настройкой системы

Нужно отметить, что установка, настройка, внедрение и сопровождение подобного рода систем задача далеко не ординарная, как и все то, что предполагает коллективную работу сотрудников (для примера вспомните, как вы устанавливали сетевой вариант MS Word).

Дополнительно хочется сказать о возможности предварительного обследования предприятия с целью создания оптимальной модели управления, потому что система управления, существовавшая ранее в большинстве отечественных организаций, создавалась, как правило, еще тогда, когда люди не догадывались о том, что такое персональный компьютер. Почему-то вовсю трубят о том, что на многих предприятиях производственный комплекс изношенный или морально устаревший, но мало кто вспоминает о том, что такому же старению и износу подвергается система управления предприятием, особенно в непростые времена, которые переживает сейчас наша экономика. Старые механизмы в новых условиях дают то, что называется хаосом (а хаос, как известно, невозможно автоматизировать).

Поэтому очень важно, после того как вы уже сделали свой выбор в пользу конкретного продукта автоматизации выполнения деловых процессов, получить всю необходимую помощь в лице одной компании, которая по вашему желанию предоставит и консалтинговые услуги по обследованию предприятия, настроит и внедрит на нем нужные программно-аппаратные модули, обучит сотрудников работать с комплексом и, конечно же, никогда не оставит вас с глазу на глаз с возникающими в процессе эксплуатации системы проблемами.

Именно такой спектр задач решает компания ВЕСТЬ АО, высоко поднимая флаг системного интегратора в области комплексной автоматизации производственной деятельности.

В заключение хотелось бы сказать, что при выборе комплекса автоматизации управления деловыми процессами необходимо помнить о перспективах развития вашего предприятия, что может быть сопряжено с ростом требований к системе, и если этого не учесть, или же не спрогнозировать на этапе выбора, тогда впоследствии можно столкнуться с очень неприятной и тяжелой процедурой перехода на новый продукт, или же, что является крайне нежелательным, функционированием и сопровождением нескольких продуктов определенного направления в пределах одного предприятия.

Не забывайте, что нельзя экономить на вещах, которые будут использоваться вами повседневно - скупой платит дважды. Но и выкладывать лишние деньги совсем не обязательно. Многообразие workflow-продуктов, которое появилось сейчас на нашем рынке, укрепляет веру в то, что каждый сможет получить для себя наиболее выгодное решение.

Ждем ваших звонков:
+7 (812) 6703162
191015, Россия, Санкт-Петербург,
Фуражный пер., д.3
© 1999-2019 Бизнес Инжиниринг Групп
Написать письмо в службу поддержки сайта Бизнес Инжиниринг Групп
admin@bigc.ru www.bigc.ru  
  Рейтинг@Mail.ru
Главная Новости Контакты Поиск Персональный раздел
© 2006-2007 Разработка сайта - компания Lenvendo Работает на “1С-Битрикс: Управление сайтом”