Описание ключевых процессов

Предпосылки

• Получение диаграмм, отражающих потоки работ, документов, ресурсов (что необходимо для анализа и оптимизации);
• Получение точного состава функций, подлежащих распределению между сотрудниками;
• Решение задачи стандартизации и тиражирования процессов, которые лежат в основе ее успешности, эффективности;
• Решение задачи автоматизации деятельности, что предполагает детальное описание процессов в специальных форматах.

Решаемые задачи

• Установление приоритетов, последовательности, глубины и порядка описания;
• Идентификация состава операций внутри функциональных процессов;
• Описание для ключевых процессов: потоков информации, материальных ресурсов, исполнителей, регламентов, логики выполнения и т.п.;
• Формирование расширенных паспортов процессов.

Конечные эффекты для бизнеса

• Создание основы для оптимизации процессов (для того, чтобы изменить процесс, надо понять, каким образом он выполняется сейчас – иметь его модель);
• Детальная регламентация ключевых процессов – основа их четкого и стабильного выполнения, основа успеха компании;
• Создание основы (функциональных требований) для автоматизации наиболее важных процессов, как одного из способов повышения их эффективности;
• Идентификация состава операций и их исполнителей для каждого из процессов позволит установить функциональные обязанности сотрудников в Должностных инструкциях.

Непосредственные результаты^[1]

• Паспорта процессов;
• Диаграммы процессов;
• Текстовое и/или табличное описание процессов;
• Матрица ответственности по операциям и т.п.

Применяемые методологии^[2]

• Методология анализа и выбора процессов для описания;
• Методология SADT;
• Базовые нотации моделирования процессов: Extended IDEF0, EPC и другие.

Обучение

• Cеминар-практикум на тему «Моделирование и совершенствование процессов организаций»: Тема 1. Технология выделения и описания процессов;
• «Школа Бизнес Инжиниринга» ® «Новые технологии управления развитием и эффективностью бизнеса»: Тема 3. Моделирование деятельности компании: системы и процессы;
• «Техники моделирования в среде ОРГ-МАСТЕР».

Особенности по сравнению с существующей практикой

• Описание (моделирование) низкоуровневых процессов является, как это ни странно, наиболее простой задачей в рамках общей концепции процессного подхода. Поэтому усилия многих компаний сосредоточены именно на ней. Естественно, что эффект от работы со случайно выбранными процессами ниже, т.к. не проведена предварительная работа по выделению системы процессов и их привязке к стратегическим целям. Поэтому не вполне ясны приоритеты и не ясно, на каких процессов сосредоточить усилия по моделированию. Ресурсов на описание всех, как правило, недостаточно!
• Предлагаемая технология, как раз и предусматривает выделение ключевых процессов до перехода к этапу описания отдельных процессов, что становится возможным благодаря сформированной ранее системе процессов и наличию стратегической модели. Специальная матрица позволяет отранжировать процессы в разрезе двух факторов – стратегическая значимость и сложность взаимодействия в ходе исполнения процесса.

Кейсы

• ОАО «Объединенная генерирующая компания» №1 (2005)
• Торговый дом «ПЕКАР» (2005 г.)
• УК Холдинга «Содружество СЕВЕРО-ЗАПАД (2006 г.)
• ЗАО СевЗапФанера (2009)

---

^[1] На основе вышеуказанных материалов в рамках данного блока работ могут быть разработаны регламенты исполнения процессов, форма и состав которых могут быть определены с учетом специфики компании.

^[2] Некоторые методические материалы по данной теме представлены в разделе Публикации \\ Методология бизнес-инжиниринга